Управление на ресурсите

 

	Този проект е финансиран с помощта на Европейската комисия. Този документ отразява гледната точка единствено на автора и Комисията не може да бъде отговорна за употребата на информацията в него.

 

Дидактическа единица 4	Тема	Време
Управление на ресурсите	видове ресурси; ресурси и цели;	2 часа
	управление на времето;
	управление на парите;
	човешки ресурси и тяхното управление;

 

 

Бизнес ресурсите са всичко, което помага на компанията да работи и да прави бизнес. Те могат да включват хора (човешки капитал), природни ресурси, материални ресурси като собственост или производствени машини, нематериални ресурси като известност и познаване на търговската марка, финансови ресурси и всичко друго, което даден бизнес може да използва за реализиране на печалба. Всеки бизнес ресурс, използван за произвеждане на стоки или за обслужване на клиенти има икономическа стойност.

Най-важният бизнес ресурс за всяка компания е нейният човешки капитал, а именно, комбинацията от умения, усилия, способности и знания на хората, които работят във вашия бизнес.

Служителите превръщат суровините, уменията и знанията в продукти или услуги.

Природни ресурси са всички ресурси, произлизащи от природата като хартия, петрол или минерали, които компанията използва, за да реализира дейността си. Стойността на природните ресурси варира в зависимост от това дали е възобновяем или невъзобновяем ресурс; възобновяемите ресурси лесно могат да се възпроизведат отново по естествен начин, докато невъзобновяемите ресурси не могат да се възстановят след човешката консумация.

Бизнес ресурсите могат да включват и всички материални активи, които помагат на компанията да извършва дейността си, като например: собственост или наем, машини за производство, доставяне на крайния продукт, транспорт, и режийни разходи като тези за Интернет и електричество. Материалните ресурси са различни за всеки бизнес.  

Важни ресурси за бизнеса са нематериалните каквито са имиджа на търговската марка, репутацията или патентите.
Финансовите ресурси обхващат всеки източник на приходи за компанията включително продажби, заеми и инвестиции.
Какво е управление на ресурсите?  Това е процесът на употреба на наличните бизнес ресурси по възможно най-ефективния начин.

Ефективното управление и употреба на бизнес ресурсите е индикатор за успех. Всеки бизнес, който ефективно използва всичките си ресурси ще реализира по-голяма печалба от тези бизнеси, които не го правят.

Всеки бизнес ресурс добавя определена стойност на компанията; тази стойност се определя от количеството и качеството на ресурса. Например, стойността на петрола като бизнес ресурс зависи в голяма степен от наличното количество, докато стойността на знанието на човешкия капитал зависи от качеството.

Ефективното използване на ресурсите е невъзможно без поставяне на цели, свързани с наличните ресурси.
Поставянето на цели е процес, в който решавате какво искате да реализирате и съставяте план, за да постигнете желаните резултати.

Тази дефиниция подчертава, че поставянето на цели е процес от две части. За ефективност на поставената цел, вие трябва да направите повече от това просто да решите какво искате да направите; трябва да работите в посока реализиране на каквато и да е цел, която сте си поставили.  

Можете да научите повече за приниципите за ефективно поставяне на цели от Модул 5 Умения за учене (Дидактическа единица 2)

Както поставянето на лични цели, така и поставянето на бизнес целите ви предоставя насока и мотивация. Но само ако сте си поставили правилните цели, цели които по-скоро ще поддържат бизнеса ви в правия път, отколкото да го доведат до провал.
Как да разберем дали сме си поставили правилните бизнес цели. Правилните бизнес цели следват основните правила за поставяне на цели.

Бизнес целите трябва да са релевантни.
Ще си помислите, че това не е нужно дори да се казва, но много хора си поставят незначителни цели и след това се чудят защо не усещат никакви постижения. Не забравяйте, че смисъла от поставяне на цели е те да ни движат напред и да засилват положителната промяна. Ако целта не притежава това мотивиращо качество, не се занимавайте с нея, иначе ще се разочаровате.
Притежателите на компании понякога правят грешката да избират безмислени бизнес цели. Например, целта на притежател на малко кафене да “разлепи 50 обяви с информация относно промените в менюто”, е безмислена. Ако поставянето на тази бизнес цел е привличане на повече клиенти, ще бъде много по-добре да се подобри качеството на ястията или да се намалят цените. Промяната на менюто няма да разреши този проблем.  Това упражнение е просто загуба на време.
За да бъде релевантна, бизнес целта трябва да притежава ясно преимущество или полза за вашия бизнес.

Бизнес целите трябва да са конкретни.
Още по-често срещана грешка при поставянето на бизнес цели е да се изберат бизнес цели, които са твърде неясни или абстрактни. Бизнес цел като – “да подобрим обслужването на нашите клиенти" звучи добре – но как възнамерявате да направите това?
Когато си поставяте бизнес цели, бъдете сигурни, че сте ги разработили от общи твърдения, като горният пример, до конкретни действия, които могат да се осъществят и оценят. Целите без план за действие са само хубави приказки.

Бизнес целите трябва да са постижими.
Целта на бизнес целите е да движат бизнеса ни напред и да ни мотивират.

Отдайте се на целите си.
Трябва да посветите себе си в реализирането на целта, която сте избрали. Ето защо записването на целите ви е най-честият съвет при формулиране на цели; това е първата стъпка към ангажимента ви да постигнете целта си.

Подреждайте целите си по приоритети.
Не е нужно целите да бъдат големи проекти, които отнемат месеци и дори години, за да бъдат реализирани, но понеже те изискват всеотдайност и редовна работа, всяка отделна поставена от вас цел ще изисква вашите усилия.

Поставяйте си крайни срокове за реализиране на целите ви.
Цел без краен срок е цел, на която не сте се посветили изцяло и цел, която няма да постигнете. Крайният срок ще оформи планът ви за действие.  

Оценете целите си.
Запомнете, че поставянето на цели е процес, а оценката е важна част от този процес. Независимо дали успешно сте реализирали целта си, или не сте, винаги има какво да научите.

 

Управлението на времето е важен аспект от ефективното управление на ресурсите.

Кой понякога не си е пожелавал деня да има повече от 24 часа? И все пак, ние можем да осъществим всичко, което искаме в рамките на деня, ако прилагаме и спазваме някои принципи за управление на времето.

Повече за базисните умения за управление на времето можете да научите от Модул 5 Умения за учене (Дидактическа единица 2).

Да следите как изразходвате времето си не е управление на времето. Управлението на времето се изразява в промени в начина, по който изразходвате времето си. За ефективно управление на времето, вие трябва да прилагате система, която ще ви помогне да видите къде можете и къде трябва да направите промени.  

Времето, което инвестирате в научаване как да управлявате времето си ще ви се отплати многократно.

Следните техники за управление на времето са изключително важни за ефективното управление на ресурсите в дребния бизнес:

Поставяйте приоритети.
Най-често срещаната грешка в управлението на времето в бизнеса е мисленето, че всичко е еднакво важно. Не е така. Например, срещата с приятели наистина ли е толкова важна колкото срещата с бизнес партньори? Не. Затова, ако трябва да избирате, лесно е да решите да оставите срещата с приятелите за друг ден.
Не се втурвайте от задача към задача през целия ден. В началото на деня прегледайте списъка с нещата, които имате да направите този ден и след това изберете нещата, които наистина „трябва” да свършите. След това се фокусирайте върху свършването на тези неща. В края на деня, ще имате усещане на удовлетвореност.

Научете се да казвате "Да" и "Не".
Неспособността да казвате "Не" е причина за много неразбирателства в бизнеса. Вместо да казват "Не," хората казват "Може би" или "Може би ще мога да направя това" или "Ще видим", и по този начин създават очаквания.
Приемете го като главно правило, въобще не казвайте "Може би",  когато сте помолени да направите нещо. Научете се бързо да взимате решения и казвайте "Да" или "Не" вместо това.

Не е нужно да давате обширни обосновки за вашето решение. Едно просто "Не, не мога да направя това" е достатъчно. Човекът, с когото говорите ще оцени вашата искреност и вашето нежелание да губите времето и на двете страни.
Записването на много от ежедневните ви дейности е само предварителна стъпка към ефективното управление на времето. Първата стъпка от управлението на времето е да анализирате как в действителност изразходвате времето си, за да можете да определите какви промени искате да направите.

 

 

Приоритет за един предприемач е да е наясно с управлението на парите, дори и да е наел счетоводител, който да води счетоводството. Вие ще трябва да се запознаете с основни принципи и дейности от счетоводството и управлението на парите.
Веднага щом сте избрали име и сте регистрирали вашият бизнес, ще трябва да си откриете търговска банкова сметка. Създаването на фирмена банкова сметка е лесно. Започнете с избора на банката, с която желаете да работите. Мислете дребен-бизнес-дружелюбен и се обадете по телефона, за да се уговорите кога да откриете сметката си.
Не се изисква нищо повече от това. И все пак, когато отивате в банката носете документ за самоличност, както и документите за регистрация на фирмата и разрешителното, защото те обикновено се изискват при откриването на търговска банкова сметка.  Следващата стъпка е да депозирате средства във вашата нова сметка (дори и съвсем малка сума). Също така, не забравяйте да попитате за кредитна карта по търговска сметка, дебитна сметка и други услуги за дребния бизнес.
Когато дойде време за създаването на финансовите книги имате две опции – да го направите сами или да наемете счетоводител. Можете да изберете и двете опции като сами си водите счетоводството и наемете счетоводител за изготвяне на годишните финансови отчети и за попълване на данъчните декларации. Ако изберете сами да си водите счетоводните книги, ще е хубаво да инвестирате в счетоводен софтуер. Повечето софтуерни счетоводни програми ви  позволяват да издавате фактури; да проследявате баланса по баковата сметка и информацията от търговската сметка и да следите задълженията и вземанията.
Ако не сте сигурни относно счетоводните ви способности, дори и с помощта на счетоводен софтуер, можете да изберете да наемете счетоводител, който ежемесечно да води счетоводните ви книги и експерт-счетоводител, който да одитира финансовите книги на всеки четири месеца и да подготвя годишните финансови отчети и данъчни декларации.
Ако само миете прозорци през уикендите, за да изкарате допълнителни средства, почти няма нужда от счетоводен софтуер или от счетоводни услуги. Просто инвестирайте в една основна финансова книга и записвайте в нея всички разходи и продажби. Тъй като правите това сами, не забравяйте да използвате здравия си разум, когато изчислявате колко да инвестирате във вашия бизнес срещу очакваните приходи и печалби.

Друг важен аспект от управлението на парите е намирането на необходимите за вашия бизнес средства.

Има няколко източника на финансиране, които трябва да обмислите. Важно е да обмислите всичките възможности преди да вземете решение.

• Лични спестявания: Много хора стартират дребния си бизнес със собствен капитал, формиран от спестявания или други лични ресурси.

• Приятели и роднини: Много предприемачи се обръщат към роднините и приятелите си, когато стартират своето бизнес начинание. Често те заемат парите без лихва или с нисък лихвен процент, което може да бъде много изгодно за едно добро начало.
• Банки и кредитни институции: Най-честият източник на финансиране са банките и кредитните институции, които ще ви отпуснат заем, ако можете да покажете, че имате добро бизнес предложение.
• Фирми с рисков капитал: Тези фирми спомагат разширяването и растежа на компаниите в замяна на ценни книжа или частична собственост.

Често се казва, че предприемачите от дребния бизнес имат тежки моменти, свързани с взимането на пари на заем. Банките правят пари като заемат пари. И все пак, финансовата неопитност на собствениците на дребен бизнес често става причина за това много банки да отказват на молби за заем. За да успеете и да получите заем трябва да сте поготвени и организирани. Трябва да знаете точно от колко пари се нуждаете, защо се нуждаете от тях и как можете да ги върнете.

 

Видове заеми за бизнес Краткосрочни заеми: тези заеми се връщат за по-малко от една година. Видове краткосрочни заеми са: Заеми за работен капитал. Заем срещу превеждане на доход по сметка в същата банка. Кредитни линии. Дългосрочни заеми: тези заеми имат падежи за повече от една година, но обикновено за по-малко от седем години. Заемите за недвижимо имущество и за машинно оборудване могат да продължат до 25 години. Дългосрочните заеми се използват за големи бизнес разширения, покупки на недвижимо имущество, а в някои случаи за други придобивки и за първоначални разходи. Видове краткосрочни заеми са: Машинно оборудване. Търговски ипотеки. Мебели Превозни средства.

 

 

Работниците са най-големите активи на бизнеса. Управлението на човешките ресурси е отговорно за това как се третират хората на работното място, с оглед ефективното използване на техните умения. То е отговорно за привличане на хора в бизнеса, като им помага да изпълняват своята работа, компенсира ги за това и разрешава възникналите проблеми.

Важен компонент от управлението на човешките ресурси, без значение от големината на бизнеса, е анализът на работата, който се извършва, за да се определят дейностите, уменията и знанията, които са необходими на служителя за съответната работа. Анализът се прави по три повода: (1) при основаването на организацията, (2) когато се създава нова работна длъжност и (3) когато работата се променя в резултат от нови методи, нови процедури, или нова технология.

Двата важни инструмента при определянето на работата са (1) описание на работата, което определя работата, и уточнява специфичните отговорности и задължения за съответната работа, и (2) спецификация на работата, където е посочено минималното ниво на образование и опит за изпълнение на работата.

 

 

 

 

 

Отговори на въпросите и упражненията в Дидактическа единица 4

 

Упражнение 1

1.

 

Упражнение 2

2.

 

Упражнение 3

3.